作为企业的管理者，除了理念、管理的领先，在办公软件的应用上也应该紧跟时代。

网络使无纸化办公、协作办公、远程办公皆成可能，Excel强大的数据管理、函数分析功能协助企业制定出合理的产销计划、进行赢亏预测，PowerPoint在商业活动中大力宣传产品、展示企业形像……如果将这些充分应用到生产经营中，定会使企业锦上添花。老总们，还继续局限在传统的办公模式之下吗？下面关于“合同”的案例，也许会从一个侧面，帮你刷新数字化办公概念的内涵。

一、合同自网上来，不亦乐乎？

某制鞋厂生意兴隆，今天又收到老客户的一笔大订单，王总正要换上西装，准备出发时，小李建议：试试网上合同吧！要是换了其他人，王总估计不会采纳，可小李进入公司几个月来，制作了企业网页，教王总学会了用Outlook收发电子邮件，以及如何在网上与客户有效交流、还有一些产品信息、对手动态的搜索技巧等，王总想了想，点点头。很快，助理把合同拟写完成。“以前需要签名或盖章，现在，合同双方相互电子签章就OK了。”。小李一边说，一边用Word 2007打开合同文档。

1．添加签名行

“您看，这就是即将正式发布的MS Office 2007，操作简单，界面更美观，各种应用都得到了极大加强。”

首先切换到“插入”面板，将插入光标定位到合同末尾本公司的单位签名处，单击“签名行”，按提示填入自己公司的必要信息后，一个图片就会插入进来。将图片的文字环绕方式修改为四周型并调整好位置。按同样的方法，在对方的签名处插入另一签名行（见图1））。这时，合同内容还可修改且不会造成签名无效。

2．部署

将合同通过电子邮件或其它方式发送到对方，对方也用Word 2007打开，对合同内容进行检查。此时，双方还有相互商量的余地。一旦确认无误后任何一方都可在自己的签名行处对签名行进行部署。右击签名行，选择“部署”，在打开的“部署”窗口中，可插入自己公司的公章图片（得提前扫描到电脑）、自己的手写字体图片或照片等（见图2）。

一方部署完成后将文件发送到另一方，此时，另一方就不能在保证签名验证有效的前提下私自修改合同内容了，只能对自己的签名行进行部署。双方的权限完全等同。

小提示：与传统的合同方式相比，部署就相当于碰杯后的签字画押。当然，任何事情都有很大的灵活性，就算已进行了部署，只要互相征得对方同意，也可删除签名或重新部署。重新部署后，签名行上将显示证书不可信，只要单击“若要信任此用户的身份，请单击此处”，签名即可重新生效（见图3）。

二、合同的安全性

1．文档属性检查  天下无泄

在隐私越来越引起人们重视却越来越透明化的今天，敏感信息的保护显得更加重要。尤其是主管发出的文档，一定要保证滤除了相关信息，否则权威性会大打折扣。

Office文档中会保留以下用户信息：作者姓名、批注、版本、修订、墨迹注释、文档属性、文档管理服务器信息、隐藏文字、自定义 XML的 数据以及页眉和页脚中的信息。不信，那就右击任一Office 文档，选择“属性→摘要→高级”，你看能观察到什么？

要清除这些信息，可单击“文件→完成→检查文档”，再按提示操作。

2．文档比较  查出被改后的蛛丝马迹

合同，定义出了双方的权、责、利关系，一字之差、一个标点之差都可能使合同中的焦点问题性质大变，恰好，这些细微差别很难人工识别。那就用用Word 2007的文档比较功能吧。

打开Word 2007，切换到“审核”面板之下，选择“比较→比较文档的两个版”，按提示同时打开两个有细小差别的Word文档，默认的比较窗口如图4所示，可同时、同步打开三个有关联的窗口，分别显示原稿、修改后的稿、终稿，被修改后的地方会有标志出现。请注意这里椭圆和圆角矩形做了记号之处：其一是逗号和顿号之差，其二是数字0和字母0之差。其实，在word的文件比较功能前，刚才的标注完全多余，因为，从图4可看出，它已在“摘要”和“比较的文档”窗口中将这些细小差别比较出来了。

二、合同的安全性

1．文档属性检查  天下无泄

在隐私越来越引起人们重视却越来越透明化的今天，敏感信息的保护显得更加重要。尤其是主管发出的文档，一定要保证滤除了相关信息，否则权威性会大打折扣。

Office文档中会保留以下用户信息：作者姓名、批注、版本、修订、墨迹注释、文档属性、文档管理服务器信息、隐藏文字、自定义 XML的 数据以及页眉和页脚中的信息。不信，那就右击任一Office 文档，选择“属性→摘要→高级”，你看能观察到什么？

要清除这些信息，可单击“文件→完成→检查文档”，再按提示操作。

2．文档比较  查出被改后的蛛丝马迹

合同，定义出了双方的权、责、利关系，一字之差、一个标点之差都可能使合同中的焦点问题性质大变，恰好，这些细微差别很难人工识别。那就用用Word 2007的文档比较功能吧。

打开Word 2007，切换到“审核”面板之下，选择“比较→比较文档的两个版”，按提示同时打开两个有细小差别的Word文档，默认的比较窗口如图4所示，可同时、同步打开三个有关联的窗口，分别显示原稿、修改后的稿、终稿，被修改后的地方会有标志出现。请注意这里椭圆和圆角矩形做了记号之处：其一是逗号和顿号之差，其二是数字0和字母0之差。其实，在word的文件比较功能前，刚才的标注完全多余，因为，从图4可看出，它已在“摘要”和“比较的文档”窗口中将这些细小差别比较出来了。